Secrétaire gestionnaire cellule des actes H/F
A propos de nous
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents : Rejoignez-les ! La Direction de la Vie Institutionnelle est prête à vous accueillir au sein de ses équipes.
Mission proposée
Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l’autorité de la responsable de la cellule des actes.
Traitement des actes réglementaires
Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
Mise en signature.
Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
Assurer la tenue et l'élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
Elaborer les recueils des actes administratifs.
Gestion des instances municipales et suivi administratif
Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.
Accompagnement des services opérationnels
Apporter un appui technique aux directions thématiques : effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l’outil informatique.
Notre profil idéal
Savoirs
Bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des actes des collectivités.
Savoir-faire
Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
Qualités rédactionnelles confirmées
Prioriser les dossiers à gérer
Adaptabilité face au changement
Excellent sens de l'organisation
Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.
Savoir-être
Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
Rigueur et autonomie
Esprit d'équipe marqué
Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu’au conseil municipal)
Informations complémentaires :
Amplitude horaire : 38h/semaine
Niveau de recrutement : Cadre d’emploi des adjoints administratifs
Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu’à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix